Leveransstandard

• Guidar er genom ett digitalt onboardingflöde som förifyller automatiskt så mycket som möjligt.
• Sätter upp styrelseportal och boendeportal, fakturavägar, e-fakturaoperatör, Peppol eller motsvarande fakturaväg och nödvändiga systemkopplingar.
• Hämtar in material från föreningens interna dokument och från tidigare förvaltare, med stöd av fullmakt och tillsammans med er i den mån ni vill bidra.
• Lägger upp och rimlighetskontrollerar ingående saldon utifrån överlämnat material.
• Lägger upp leverantörer, avtal, avgiftsuppgifter, medlemsuppgifter och lägenhetsuppgifter.
• Förbereder avisering, betalningsflöden, bokföring och rapportering inför första förvaltningsdagen.

Normal onboarding och uppstart ingår utan separat startavgift.

• Signerar kundavtal och fullmakt.
• Utser kontaktpersoner och beslutsvägar.
• Lämnar komplett och korrekt underlag i tid: ekonomi, avtal, fastighet, medlemmar, lån, försäkring, moms, arbetsgivare, IMD och andra uppgifter som behövs för uppdraget.
• Säkerställer att tidigare förvaltare eller annan tidigare part lämnar ut material.
• Granskar, bekräftar och kompletterar uppgifterna i onboardingflödet.
• Ger Boluna de bank-, system- och informationsbehörigheter som behövs.
• Bestämmer vem som gör föregående års bokslut och årsredovisning vid byte runt ett årsskifte, antingen er avgående förvaltare eller Boluna som ett separat uppdrag.

• Arbete som rör tid före första förvaltningsdagen, till exempel rättelser, avstämningar, bokslut, årsredovisning eller deklaration för tidigare räkenskapsår.
• Extra utredning eller komplettering av ofullständigt, felaktigt eller ostrukturerat underlag.

Sådant arbete debiteras enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat.

• Talar om vilka uppgifter och handlingar som behövs för uppdraget.
• Samlar in underlag digitalt och hämtar det mesta direkt från er tidigare förvaltare med stöd av fullmakt.
• Strukturerar materialet i våra system.
• Återkommer om något saknas, är otydligt eller behöver kompletteras.

Hur mycket ni själva behöver bidra med beror på vad er tidigare förvaltare har och lämnar över. Sitter de redan på avtal, lägenhetsregister och liknande hämtar vi det direkt därifrån, så att ni framför allt fyller i sådant som bara finns hos er. Onboardingflödet visar vad som återstår, så ni slipper pricka av en lång lista på egen hand.

• Aviserar och fakturerar avgifter och hyror för bostäder, lokaler, parkeringar, garage och förråd enligt avtalad omfattning.
• Aviserar bredband, kabel-TV, IMD och andra debiteringar om de ingår eller är aktiverade hos er.
• Stämmer av inbetalningar löpande.
• Hanterar tilläggsaviseringar och extra fakturering vid behov.
• Hanterar påminnelser och krav enligt de regler ni ställer in i styrelseportalen: när en påminnelse skickas, eventuell påminnelseavgift och när ärenden går vidare till inkasso. Reglerna kan löpa automatiskt, eller ställas in så att inget går till inkasso utan ert uttryckliga godkännande.
• Informerar styrelsen när betalningsproblem behöver hanteras.

• Beslutar om avgiftsnivåer, hyror och andra debiteringar.
• Lämnar IMD-underlag i rätt format och i tid om IMD ska debiteras.
• Tar beslut i frågor som kräver styrelsens ställningstagande, till exempel eftergifter, avbetalningsplaner eller särskilda betalningsuppgörelser.

• Sätter upp digitala fakturavägar.
• Tar emot och ankomstregistrerar leverantörsfakturor.
• Kontrollerar fakturans grunduppgifter, mottagare och förfallodatum.
• Konterar fakturorna, ofta med automatiska konteringsförslag som vi stämmer av och bokför.
• Gör fakturor klara för digital attest i styrelseportalen.
• Betalar attesterade fakturor på förfallodagen.
• Följer upp fakturastatus.
• Upplyser föreningen vid avvikelser eller oklarheter.
• Verkar för att leverantörsfakturor hanteras digitalt.

• Sakgranskar och attesterar fakturor i tid.
• Avgör att kostnaden är riktig och ska betalas.
• Lämnar avtal, beställningar eller andra underlag när det behövs.
• Ser till att leverantörer använder rätt fakturaväg.

• Löpande, till stor del automatiserad bokföring av föreningens transaktioner, med digitala underlag.
• Bokföring av leverantörsfakturor, avgifter, hyror, banktransaktioner, löner, arvoden, utlägg, skatter, lån, räntor, amorteringar och övriga ekonomiska händelser inom uppdraget.
• Månadsvis avstämning av bankkonton och fordringar.
• Kvartalsvis avstämning av periodiseringar, leverantörsreskontra och andra relevanta poster.
• För reskontror för leverantörsskulder samt hyres- och kundfordringar.
• Digital hantering och arkivering av underlag under avtalstiden.

• Ser till att underlagen är kompletta och korrekta.
• Lämnar kvitton, beslut, avtal, förklaringar och kompletteringar när vi efterfrågar det.
• Informerar oss om ekonomiska händelser som påverkar bokföringen men inte framgår av bank, fakturaflöden eller våra system.

• Realtidsrapporter och 30 dagars likviditetsprognos i styrelseportalen.
• Transaktionskonto, huvudbok, resultatrapport och balansrapport i styrelseportalen.
• Kvartalsvis avstämd resultat- och balansrapport.
• Budgetunderlag för kommande år.
• Ekonomiska och administrativa sammanställningar som stöd inför era beslut.
• Ett digitalt styrelsemöte per år, om det ingår enligt ert kundavtal och tjänste- och prisbilagan.

• Läser rapporter och återkommer vid frågor.
• Informerar oss om planerade åtgärder, investeringar, underhåll, låneförändringar eller andra händelser som påverkar ekonomi, budget eller rapportering.
• Fattar beslut om avgifter, budget, investeringar, lån, större avtal och andra styrelsefrågor.

• Årsbokslut.
• Årsredovisning med förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt noter.
• Kassaflödesanalys.
• K3-komponentredovisning.
• Inkomstdeklaration, normalt INK2, med bilagor.
• Budgetunderlag för kommande år.
• Överlämning av material till revisor.
• Svar på ekonomiska frågor från revisor inom ramen för uppdraget.

• Styrelsen ansvarar för årsredovisningen, besluten på vägen och att årsredovisningen fastställs och lämnas in i tid.
• Styrelsen besvarar frågor och lämnar kompletteringar när det behövs.
• Revisorn granskar och lämnar revisionsberättelse.

• Bokslut, årsredovisning eller deklaration för tid före första förvaltningsdagen.
• Historiska rättelser, kompletteringar eller utredningar av äldre räkenskapsår.

Tidigare år prissätts på begäran.

• Momsdeklaration enligt föreningens grunduppgift, om föreningen är momsregistrerad.
• Arbetsgivardeklarationer, om föreningen är arbetsgivare.
• Beräkning och betalning av skatter och sociala avgifter kopplade till löner och arvoden inom uppdraget.
• Kontrolluppgifter till Skatteverket där det ingår.
• Inkomstdeklaration enligt avtalad omfattning.
• SCB-uppgifter enligt tjänste- och prisbilagan.
• Återkommande myndighetsuppgifter inom ramen för uppdraget.

• Lämnar korrekta grunduppgifter.
• Informerar oss om förändringar i moms, arbetsgivare, IMD, lokaler, löner, arvoden och andra förhållanden som påverkar skatter eller myndighetsrapportering.
• Fattar beslut när registreringar, ändringar eller särskilda myndighetsåtgärder kräver styrelsens beslut.

Nyregistreringar, exempelvis moms eller arbetsgivare, och särskilda uppgifter som myndigheter begär in debiteras enligt tjänste- och prisbilagan.

• För medlemsförteckning.
• För lägenhetsförteckning enligt bostadsrättslagen.
• Registrerar nya ägare från överlåtelsehandling.
• Tar fram underlag inför styrelsens beslut om medlemskap.
• Upprättar kontrolluppgifter till säljare och Skatteverket.
• Noterar och avnoterar pantsättningar efter meddelande från panthavare.
• Bekräftar denuntiationer.
• Hanterar överlåtelse- och pantsättningsavgifter enligt tjänste- och prisbilagan.
• Lämnar utdrag ur lägenhetsförteckningen enligt bostadsrättslagen.
• Kommunicerar med mäklare, banker och panthavare inom ramen för uppdraget.

• Styrelsen beslutar om medlemskap där lag och stadgar kräver det.
• Ni lämnar stadgar, ekonomisk plan, register, protokoll och andra underlag som behövs.
• Ni informerar oss om särskilda villkor eller beslut som påverkar medlemskap, upplåtelser eller överlåtelser.

• Tillhandahåller en digital portal i ett och samma system med rollstyrda vyer. Boende ser boendevyn, där de exempelvis kan se och betala avier och boka gemensamma resurser. Styrelse och revisorer kan dessutom växla till styrelsevyn för administration, ekonomi och rapporter, allt enligt avtalad omfattning.
• Sätter upp användare och behörigheter.
• Tillhandahåller digital attestering av leverantörsfakturor.
• Tillhandahåller rapporter, dokument, ärenden, aviseringsuppgifter, register och annan information i styrelseportalen enligt avtalad omfattning.
• Använder e-fakturaoperatörer, signeringstjänster, bankintegrationer och andra system som behövs för uppdraget.
• Publicerar information om system, underbiträden och personuppgiftsrelaterade frågor på boluna.se/pub.

• Utser vilka personer som ska ha åtkomst.
• Meddelar oss när användare ska läggas till eller tas bort.
• Skyddar era inloggningsuppgifter.
• Informerar oss direkt vid misstänkt felaktig åtkomst.

• Hanterar bokföring och underlag digitalt i Bolunas system under avtalstiden.
• Vid avtalets slut lämnar vi ut ert tillgängliga material inom en (1) vecka från att avtalet upphör eller ni ber om det, digitalt och utan inlåsning.
• Det omfattar bland annat bokföring, SIE-filer, huvudbok, verifikationer, leverantörs- och kundfakturor, reskontror, aviseringsunderlag, rapporter, boksluts- och årsredovisningsunderlag, lägenhetsförteckning samt medlems- och pantuppgifter.
• Materialet lämnas i det format vi normalt kan exportera.
• Obetalda förfallna fakturor ska fortfarande betalas, men de hindrar inte er från att få ut materialet.

• Begär export och anger mottagare.
• Säkerställer att eventuell ny förvaltare kan ta emot materialet.
• Säkerställer att räkenskapsinformation bevaras enligt lag även efter avtalets slut.

• Extra aviseringar och tilläggsfakturering.
• Pappersavier.
• Påminnelser, krav och inkasso.
• Extra möten med styrelsen.
• Fastighetstaxering.
• Låneupphandling och låneförhandling.
• Hyresförhandlingar och upprättande av hyresavtal.
• Större historiska rättelser och avstämningar.
• Bokslut, årsredovisning eller deklaration för tid före första förvaltningsdagen.
• Särskilda utredningar.
• Extra ekonomiskt eller administrativt stöd.
• Större investeringskalkyler och känslighetsanalyser.
• Juridiska ärenden.
• Tekniska eller byggnadstekniska frågor.
• Tvister eller ärenden som kräver extern rådgivare.