Allmänna villkor

Dessa allmänna villkor gäller för de tjänster som Boluna AB, org.nr 559567-8466, tillhandahåller bostadsrättsföreningar och andra kunder.

Villkoren utgör tillsammans med kundavtalet, dess bilagor, fullmakten och övriga handlingar som anges i kundavtalet ett gemensamt ramverk för uppdraget.

Kundavtalet och dess bilagor reglerar det specifika uppdraget, såsom parter, omfattning, arvode, första förvaltningsdag, tjänster, priser och särskilda villkor. Dessa allmänna villkor reglerar de generella villkor som gäller för Bolunas ekonomiska förvaltning och tillhörande tjänster.

Genom att ingå kundavtalet, eller genom att använda Bolunas tjänster, godkänner föreningen dessa villkor.

Den vid var tid gällande versionen av villkoren finns publicerad på boluna.se/villkor och tillämpas på uppdraget. Boluna uppdaterar villkoren löpande enligt avsnitt 20. Tidigare versioner med datum finns i versionshistoriken.

I dessa villkor används följande begrepp.

Avtalet består av de handlingar som anges i kundavtalet. Normalt omfattar Avtalet:

• kundavtalet,
• tjänste- och prisbilagan,
• övriga bilagor till kundavtalet,
• personuppgiftsbilagan,
• fullmakten,
• dessa allmänna villkor,
• Bolunas leveransstandard.

Vid motstridighet gäller kundavtalet före bilagor och dessa villkor.

I frågor som särskilt rör personuppgiftsbehandling gäller personuppgiftsbilagan före övriga handlingar.

Tjänste- och prisbilagan gäller före leveransstandarden i frågor om vad som ingår, vad som debiteras separat och vad som offereras separat.

Fullmakten reglerar Bolunas behörighet att agera för Föreningen gentemot tredje part, men utökar inte uppdragets omfattning.

Leveransstandarden är ett operativt förtydligande av Bolunas arbetssätt. Den innebär inte att uppdraget utökas utöver vad som framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

PUB-sidan är en löpande informationssida om system, underbiträden och säkerhetsrelaterad information. PUB-sidan ersätter inte personuppgiftsbilagan och utökar inte Bolunas rätt att behandla personuppgifter utöver vad som följer av Avtalet och personuppgiftsbilagan.

Boluna tillhandahåller modern ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar.

Tjänsterna kan omfatta bland annat avgifts- och hyresadministration, leverantörsfakturor och betalningar, bokföring, avstämning, löne- och arvodeshantering, rapportering, styrelsestöd, bokslut, årsredovisning, deklarationer, myndighetsuppgifter, medlemsförteckning, lägenhetsförteckning, panter, överlåtelser, kundportal och tillhörande digitala tjänster.

Den exakta omfattningen för den enskilda Föreningen framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

Tjänster som inte uttryckligen ingår i det fasta förvaltningsarvodet kan debiteras separat enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat vid behov.

Avtalet ingås när Föreningen och Boluna signerar kundavtalet, normalt digitalt.

Uppdraget löper tills vidare från den avtalstid som anges i kundavtalet.

Den första förvaltningsdagen är den dag då Bolunas löpande förvaltning, avisering och ordinarie arvode börjar enligt kundavtalet. Tiden mellan avtalets ingående och första förvaltningsdagen används normalt för uppstart, onboarding, systemuppsättning och övergång från tidigare förvaltare eller befintligt förvaltningsupplägg.

Bolunas ordinarie fasta förvaltningsarvode börjar löpa från första förvaltningsdagen, om inte annat uttryckligen avtalats.

Föreningen är inte inlåst i långa avtal. Föreningen kan säga upp Avtalet enligt den uppsägningstid som anges i kundavtalet.

Om Boluna justerar fasta arvoden eller priser och Föreningen inte accepterar justeringen har Föreningen rätt att säga upp Avtalet enligt ordinarie uppsägningstid.

Bolunas särskilda åtagande inom Styrelseskyddet framgår av avsnitt 7.

Boluna lämnar ett åtagande till Föreningen som vi kallar Styrelseskydd. Det är vårt sätt att låta kundnöjdhet och inte inlåsning bära samarbetet.

7.1 Nöjd kund-garanti

Om Föreningen inte är nöjd med Bolunas förvaltning under de första sex (6) månaderna från första förvaltningsdagen kan Föreningen åberopa nöjd kund-garantin och få tillbaka det fasta förvaltningsarvode som Föreningen har betalat för den perioden.

Garantin omfattar det fasta förvaltningsarvodet.

Garantin omfattar inte externa kostnader, tredjepartsavgifter, myndighetsavgifter, porto, bankavgifter, operatörsavgifter, särskilt beställda tilläggstjänster eller arbete som avser tid före första förvaltningsdagen.

Garantin förutsätter att Föreningen har fullgjort sina skyldigheter enligt Avtalet och först gett Boluna rimlig möjlighet att rätta den brist som åberopas.

För att åberopa garantin kontaktar Föreningen Boluna på [email protected].

7.2 Bolunas åtagande att stå kvar

Som del av Styrelseskyddet åtar sig Boluna att inte säga upp uppdraget utan saklig grund under de första tolv (12) månaderna från första förvaltningsdagen, förutsatt att Föreningen fullgör sina skyldigheter enligt Avtalet.

Saklig grund kan exempelvis vara utebliven betalning, bristande eller felaktiga underlag, uteblivna behörigheter, bristande likviditet, sena eller uteblivna beslut, rättsliga hinder, säkerhetsrisker, otillbörliga instruktioner, förtroendeskadligt agerande eller andra omständigheter som väsentligt försvårar eller hindrar Boluna från att utföra uppdraget fackmässigt.

Föreningen har fortsatt rätt att säga upp Avtalet enligt den uppsägningstid som anges i kundavtalet.

7.3 Beslutsunderlag

Boluna kan, inom ramen för den ekonomiska förvaltningen, bistå Föreningen med ekonomiska och administrativa sammanställningar inför styrelsens beslut.

Sådant underlag är avsett som stöd för styrelsens egen beredning och dokumentation.

Boluna lämnar inte juridisk, teknisk, byggnadsteknisk eller finansiell rådgivning om detta inte särskilt avtalats skriftligen.

Styrelsen ansvarar alltid för beslut, upphandlingar, myndighetskontakter, externa sakkunniga bedömningar och de åtgärder som enligt lag, stadgar eller föreningens interna rutiner ska beslutas av styrelsen eller föreningsstämman.

Det fasta förvaltningsarvodet framgår av kundavtalet.

Om inte annat anges faktureras det fasta förvaltningsarvodet månadsvis i förskott med en tolftedel (1/12) av avtalat årsarvode.

Tilläggstjänster, styckpriser, rörliga arvoden och andra ersättningar framgår av tjänste- och prisbilagan och debiteras när tjänsten utförs, avropas eller aktualiseras.

Externa kostnader såsom myndighetsavgifter, porto, bankavgifter, operatörsavgifter, e-fakturaavgifter och andra tredjepartskostnader kan vidaredebiteras till faktisk kostnad om de inte uttryckligen ingår i det fasta arvodet.

Mervärdesskatt tillkommer på momspliktiga tjänster enligt gällande regler.

Betalningsvillkor framgår av kundavtalet. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen samt, i förekommande fall, påminnelseavgifter, inkassoavgifter och andra avgifter enligt lag och tjänste- och prisbilagan.

Boluna har rätt att justera fasta arvoden och priser en gång per avtalsår.

Justering meddelas Föreningen senast trettio (30) dagar innan den börjar gälla, om inte annat anges i kundavtalet.

Om Föreningen inte accepterar justeringen har Föreningen rätt att säga upp Avtalet enligt ordinarie uppsägningstid.

Föreningens styrelse ansvarar enligt lag för Föreningens organisation och förvaltningen av Föreningens angelägenheter.

Boluna biträder Föreningen som extern ekonomisk förvaltare inom ramen för Avtalet, men övertar inte styrelsens lagstadgade ansvar.

Föreningen ansvarar för att lämna korrekta och fullständiga uppgifter i tid, fatta de beslut som krävs enligt lag, stadgar och interna rutiner, säkerställa tillräcklig likviditet på Föreningens konton, ge Boluna nödvändiga behörigheter och sakgranska samt attestera fakturor enligt avtalad rutin.

Boluna ansvarar för att utföra uppdraget fackmässigt och med omsorg utifrån Avtalet, Föreningens underlag, Föreningens instruktioner och de behörigheter som Föreningen lämnar.

Bolunas leveransstandard beskriver hur Boluna normalt utför ekonomisk förvaltning, vilka underlag som normalt krävs och vilka förväntningar som finns på Föreningen.

Den vid var tid gällande versionen av leveransstandarden, publicerad på boluna.se/leveransstandard, tillämpas på uppdraget. Tidigare versioner med datum finns i versionshistoriken.

Boluna får löpande uppdatera leveransstandarden för att utveckla arbetssätt, system och rutiner.

En uppdatering av leveransstandarden får inte väsentligt minska de tjänster som uttryckligen ingår enligt kundavtalet eller tjänste- och prisbilagan utan Föreningens godkännande.

Leveransstandarden får inte heller användas för att införa nya avgifter eller utöka uppdraget utöver vad som framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

Väsentliga ändringar av leveransstandarden meddelas i Kundportalen eller Styrelseportalen och, när Boluna bedömer det lämpligt, via den kontaktväg Föreningen har angett. Mindre språkliga, redaktionella eller tekniska förtydliganden kan publiceras genom uppdaterad version och versionshistorik på boluna.se/leveransstandard.

Vid uppstart ska Föreningen lämna de uppgifter, handlingar och behörigheter som Boluna efterfrågar för uppdraget.

Det kan bland annat avse ekonomi, bokföring, avtal, fastighet, medlemmar, lägenhetsförteckning, panter, avgifter, hyror, lån, försäkring, moms, arbetsgivare, IMD, leverantörer, konton, fullmakter och tidigare förvaltningsmaterial.

Boluna tillhandahåller normalt ett digitalt onboardingflöde som vägleder Föreningen och i möjligaste mån förifyller uppgifter.

Föreningen granskar, bekräftar och kompletterar uppgifterna.

Normal onboarding och uppstart ingår utan separat startavgift om inte annat avtalats.

Arbete som avser tid före första avtalade förvaltningsdag ingår inte i det fasta förvaltningsarvodet om inte annat särskilt avtalats. Det gäller exempelvis historiska rättelser, avstämningar, bokslut, årsredovisning, deklarationer eller komplettering av äldre material.

Om underlaget är ofullständigt, felaktigt, ostrukturerat eller kräver extra utredning, avstämning, rättelse eller komplettering från Bolunas sida kan sådant arbete debiteras enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat.

Vid byte runt årsskifte bör Föreningen redan vid uppsägningen av tidigare förvaltare säkerställa vem som ansvarar för föregående års bokslut och årsredovisning.

Vid Avtalets upphörande ska Boluna normalt inom en (1) vecka lämna ut Föreningens tillgängliga material och data i Bolunas system till Föreningen eller ny förvaltare.

Det omfattar normalt bokföring, SIE-filer, huvudbok, verifikationer, leverantörs- och kundfakturor, reskontror, aviseringsunderlag, rapporter, bokslutsunderlag, årsredovisningsunderlag, lägenhetsförteckning, medlemsuppgifter, pantuppgifter, dokument och annat material som skäligen behövs för fortsatt förvaltning, i den mån materialet finns i Bolunas system.

Material lämnas digitalt i de format Boluna normalt kan exportera.

Boluna ansvarar inte för att bearbeta, konvertera, komplettera eller återskapa material som inte finns i Bolunas system om detta inte särskilt avtalats.

Obetalda förfallna fakturor påverkar inte Föreningens rätt att få ut sitt tillgängliga material, men betalningsskyldigheten kvarstår.

Föreningen ansvarar för att räkenskapsinformation bevaras enligt lag även efter att Avtalet har upphört.

För att utföra uppdraget tillhandahåller och använder Boluna digitala system, kundportal, e-fakturaoperatörer, signeringstjänster, bankintegrationer, kommunikationsverktyg och andra tekniska tjänster.

Boluna får löpande utveckla, byta och anpassa sina system, arbetssätt och digitala flöden, förutsatt att detta inte väsentligt minskar den avtalade tjänsteomfattningen.

Boluna ansvarar för sina egna åtgärder och instruktioner inom uppdraget.

Externa systemleverantörer, banker, e-fakturaoperatörer, signeringstjänster och andra tredje parter ansvarar för sina respektive tjänster, drift, säkerhet och villkor.

Föreningen ansvarar för att utse användare, meddela ändringar, skydda sina inloggningsuppgifter och informera Boluna vid misstanke om felaktig åtkomst eller obehörig användning.

Föreningen är personuppgiftsansvarig och Boluna är personuppgiftsbiträde för den behandling av personuppgifter som sker för Föreningens räkning inom ramen för uppdraget.

Behandlingen regleras i personuppgiftsbilagan som ingår i Avtalet.

Föreningen lämnar genom personuppgiftsbilagan dokumenterade instruktioner till Boluna om hur personuppgifter får behandlas.

Boluna får anlita underbiträden enligt personuppgiftsbilagan. En aktuell förteckning över underbiträden, system och säkerhetsrelaterad information finns publicerad på boluna.se/pub.

Boluna får uppdatera PUB-sidan löpande för att spegla vilka system, underbiträden, säkerhetsåtgärder och tekniska lösningar som används i uppdraget.

Om Boluna avser att lägga till eller ersätta ett underbiträde som behandlar personuppgifter för Föreningens räkning ska Boluna informera Föreningen innan ändringen börjar gälla, normalt genom meddelande i Kundportalen eller Styrelseportalen och publicering på boluna.se/pub. Föreningen ska ges möjlighet att invända mot ändringen enligt personuppgiftsbilagan.

Mindre redaktionella ändringar, förtydliganden eller uppdateringar av information på PUB-sidan kan publiceras utan särskilt meddelande, förutsatt att ändringen inte innebär att ett nytt underbiträde anlitas eller att personuppgiftsbehandlingen väsentligt förändras.

Boluna behandlar personuppgifter enligt Avtalet, personuppgiftsbilagan, gällande dataskyddsregler och de instruktioner som Föreningen lämnar.

Parterna förbinder sig att inte röja konfidentiell information som erhålls inom ramen för Avtalet.

Sekretessen gäller inte information som är allmänt känd, som part redan kände till utan sekretessförbindelse, som part fått från tredje man utan sekretessförbindelse eller som part är skyldig att lämna ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut.

Sekretessen gäller även efter att Avtalet har upphört.

Boluna innehar ansvarsförsäkring hos etablerad försäkringsgivare, omfattande bland annat verksamhetsansvar, professionsansvar för redovisningskonsulter, förmögenhetsbrott och databrott. Boluna åtar sig att vidmakthålla relevant ansvarsförsäkring under avtalstiden. Försäkringsbevis lämnas till Föreningen på begäran.

Bolunas sammanlagda ansvar för uppdraget är begränsat till det avtalade fasta årsarvodet för det aktuella kalenderåret. Begränsningen gäller dock inte i den mån skadan omfattas av Bolunas ansvarsförsäkring; för sådan skada är ansvaret i stället begränsat till det belopp som försäkringen ersätter jämte självrisken. För skada som inte ersätts genom försäkringen, eller som överstiger försäkringens ersättning, gäller begränsningen till årsarvodet.

Boluna ansvarar inte för indirekt skada, följdskada, utebliven nytta, utebliven besparing, produktionsbortfall, förlorad möjlighet eller liknande skada.

Boluna ansvarar inte heller för skada som beror på felaktiga eller ofullständiga uppgifter från Föreningen, bristande underlag, bristande behörigheter, bristande likviditet, sena beslut, utebliven attest, felaktiga instruktioner, fel hos tidigare förvaltare, fel hos bank, systemleverantör, myndighet eller annan tredje part, eller omständigheter utanför Bolunas kontroll.

Boluna äger samtliga rättigheter till sina system, sin teknik, sina AI-modeller, mallar, metoder, processer, varumärken, texter, design och övriga immateriella rättigheter.

Föreningen får en begränsad, icke-exklusiv och icke-överlåtbar rätt att använda Bolunas tjänster och kundportal under avtalstiden och endast för det syfte som följer av Avtalet.

Inget i Avtalet innebär att immateriella rättigheter överlåts till Föreningen.

Föreningens data och material tillhör Föreningen.

Part är befriad från påföljd om fullgörandet väsentligen förhindras eller försvåras av omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunnat förutse eller övervinna.

Sådan omständighet kan exempelvis vara krig, terrorhandling, naturkatastrof, brand, omfattande elavbrott, myndighetsåtgärd, arbetskonflikt, pandemi, omfattande extern driftstörning, fel i bank- eller betalsystem, fel i e-fakturaoperatör, fel i signeringstjänst, cyberangrepp eller annan jämförbar händelse.

Part ska utan oskäligt dröjsmål informera den andra parten om force majeure-händelsen och dess förväntade påverkan.

Boluna utvecklas hela tiden, så våra villkor kan behöva uppdateras. När det händer ska det vara förutsägbart och tryggt för er.

Vi meddelar alltid ändringar i förväg, normalt minst trettio (30) dagar innan de börjar gälla. Meddelandet publiceras i styrelseportalen och vid större ändringar även till er huvudkontakt, med en kort sammanfattning av vad som ändras och en länk till den fullständiga versionen.

Ni bestämmer själva. Passar en ändring inte er kan ni säga upp avtalet med er vanliga uppsägningstid på en (1) månad. Ni är aldrig inlåsta.

Om ni inte säger upp avtalet innan ändringen börjar gälla fortsätter samarbetet på de uppdaterade villkoren.

En ändring används aldrig för att i tysthet ta bort tjänster som uttryckligen ingår enligt ert kundavtal och tjänste- och prisbilagan, eller för att lägga till dolda avgifter. Sådant berättar vi alltid tydligt om i förväg så att ni hinner ta ställning.

Ändringar som krävs enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut kan börja gälla omgående.

Den senaste versionen finns alltid på boluna.se/villkor.

Svensk lag ska tillämpas på Avtalet.

Tvister ska i första hand lösas genom dialog och förhandling mellan parterna.

Om parterna inte når en överenskommelse ska tvisten avgöras av allmän domstol.

Har ni frågor om dessa villkor eller om Bolunas tjänster?

Hör av er till oss.