Allmänna villkor

1. Inledning och tillämpning

Dessa allmänna villkor gäller för de tjänster som Boluna AB, org.nr 559567-8466, tillhandahåller bostadsrättsföreningar och andra kunder.

Villkoren utgör tillsammans med kundavtalet, dess bilagor, fullmakten och övriga handlingar som anges i kundavtalet ett gemensamt ramverk för uppdraget.

Kundavtalet och dess bilagor reglerar det specifika uppdraget, såsom parter, omfattning, arvode, första förvaltningsdag, tjänster, priser och särskilda villkor. Dessa allmänna villkor reglerar de generella villkor som gäller för Bolunas ekonomiska förvaltning och tillhörande tjänster.

Genom att ingå kundavtalet, eller genom att använda Bolunas tjänster, godkänner kunden dessa villkor.

Den vid var tid gällande versionen av villkoren finns publicerad på boluna.se/villkor och tillämpas på uppdraget. Boluna uppdaterar villkoren löpande enligt avsnitt 20. Tidigare versioner med datum finns i versionshistoriken.

2. Definitioner

I dessa villkor används följande begrepp.

Boluna eller Förvaltaren

avser Boluna AB, org.nr 559567-8466.

Föreningen eller Kunden

avser den bostadsrättsförening eller annan kund som ingått kundavtal med Boluna.

Parterna

avser Boluna och kunden tillsammans.

Kundavtalet

avser det enskilda avtal som ingås mellan Boluna och kund.

Avtalet

avser kundavtalet, dess bilagor, fullmakten, dessa allmänna villkor och övriga handlingar som uttryckligen anges i kundavtalet.

Tjänsterna

avser den ekonomiska förvaltning och de tillhörande tjänster som Boluna utför enligt Avtalet.

Tjänste- och prisbilagan

avser den bilaga till kundavtalet som anger vad som ingår i det fasta förvaltningsarvodet, vilka tjänster som debiteras separat och vilka tjänster som offereras separat vid behov.

Leveransstandarden

avser Bolunas publicerade leveransstandard för ekonomisk förvaltning, som beskriver hur Boluna normalt utför tjänsterna.

BRF-portalen

avser Bolunas digitala portal och de digitala vyer, system och funktioner som Boluna tillhandahåller eller använder för uppdraget.

Personuppgiftsbilagan

avser den personuppgiftsbiträdesbilaga som reglerar Bolunas behandling av personuppgifter för kundens räkning.

Underbiträdesförteckningen

avser Bolunas aktuella förteckning över underbiträden, system och säkerhetsrelaterad information, som Kunden når i BRF-portalen.

3. Avtalets handlingar och prioritet

Avtalet består av de handlingar som anges i kundavtalet. Normalt omfattar Avtalet:

• kundavtalet,
• tjänste- och prisbilagan,
• övriga bilagor till kundavtalet,
• personuppgiftsbilagan,
• fullmakten,
• dessa allmänna villkor,
• Bolunas leveransstandard.

Vid motstridighet gäller handlingarna i den ordning de räknas upp ovan.

I frågor som särskilt rör personuppgiftsbehandling gäller personuppgiftsbilagan före övriga handlingar.

Tjänste- och prisbilagan gäller före leveransstandarden i frågor om vad som ingår, vad som debiteras separat och vad som offereras separat.

Fullmakten reglerar Bolunas behörighet att agera för kunden (föreningen) gentemot tredje part, men utökar inte uppdragets omfattning.

Leveransstandarden är ett operativt förtydligande av Bolunas arbetssätt. Den innebär inte att uppdraget utökas utöver vad som framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

Underbiträdesförteckningen är en löpande informationssida om system, underbiträden och säkerhetsrelaterad information. Den ersätter inte personuppgiftsbilagan och utökar inte Bolunas rätt att behandla personuppgifter utöver vad som följer av Avtalet och personuppgiftsbilagan.

4. Om Boluna och tjänsterna

Boluna tillhandahåller modern ekonomisk förvaltning för bostadsrättsföreningar och andra fastighetsägare/kunder.

Tjänsterna kan omfatta bland annat avgifts- och hyresadministration, leverantörsfakturor och betalningar, bokföring, avstämning, löne- och arvodeshantering, rapportering, styrelsestöd, bokslut, årsredovisning, deklarationer, myndighetsuppgifter, medlemsförteckning, lägenhetsförteckning, panter, överlåtelser, BRF-portalen och tillhörande digitala tjänster.

Den exakta omfattningen för den enskilda Kunden framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

Tjänster som inte uttryckligen ingår i det fasta förvaltningsarvodet kan debiteras separat enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat vid behov.

5. Avtalets ingående, avtalstid och första förvaltningsdag

Avtalet ingås när Kunden och Boluna signerar kundavtalet, normalt digitalt.

Uppdraget gäller tills vidare, helt utan bindningstid, från den dag som anges i Kundavtalet.

Den första förvaltningsdagen är den dag då Bolunas löpande förvaltning, avisering och ordinarie arvode börjar enligt kundavtalet. Tiden mellan avtalets ingående och första förvaltningsdagen används normalt för uppstart, onboarding, systemuppsättning och övergång från tidigare förvaltare eller befintligt förvaltningsupplägg.

Bolunas ordinarie fasta förvaltningsarvode börjar löpa från första förvaltningsdagen, om inte annat uttryckligen avtalats.

6. Uppsägning och uppsägningstid

Kunden är inte inlåst i långa avtal. Vardera parten kan säga upp Avtalet enligt den uppsägningstid som anges i kundavtalet. Om Boluna justerar fasta arvoden eller priser och Kunden inte accepterar justeringen har Kunden rätt att säga upp Avtalet enligt ordinarie uppsägningstid.

Bolunas nöjd kund-garanti framgår av avsnitt 7.

7. Nöjd kund-garanti och Styrelseskydd

Boluna lämnar ett åtagande till Kunden som vi kallar Styrelseskydd. Det är vårt sätt att låta kundnöjdhet och inte inlåsning bära samarbetet.

8. Priser, arvode och betalning

Det fasta förvaltningsarvodet framgår av kundavtalet.

Om inte annat anges faktureras det fasta förvaltningsarvodet månadsvis i förskott med en tolftedel (1/12) av avtalat årsarvode.

Tilläggstjänster, styckpriser, rörliga arvoden och andra ersättningar framgår av tjänste- och prisbilagan och debiteras när tjänsten utförs, avropas eller aktualiseras.

Externa kostnader såsom myndighetsavgifter, porto, bankavgifter, operatörsavgifter, e-fakturaavgifter och andra tredjepartskostnader kan vidaredebiteras till faktisk kostnad om de inte uttryckligen ingår i det fasta arvodet.

Mervärdesskatt tillkommer på momspliktiga tjänster enligt gällande regler.

Betalningsvillkor framgår av kundavtalet. Vid försenad betalning utgår dröjsmålsränta enligt räntelagen samt, i förekommande fall, påminnelseavgifter, inkassoavgifter och andra avgifter enligt lag och tjänste- och prisbilagan. Om Kunden invänder mot en faktura ska den ostridiga delen av fakturan ändå betalas inom förfallotiden.

Vid betalningsdröjsmål som överstiger trettio (30) dagar har Boluna rätt att, efter skriftlig påminnelse, helt eller delvis avbryta leveransen av Tjänsterna och stänga åtkomsten till system och portaler till dess att full betalning erlagts.

9. Prisjustering

Boluna har rätt att justera fasta arvoden och priser en gång per avtalsår.

Justering meddelas Kunden senast trettio (30) dagar innan den börjar gälla, om inte annat anges i kundavtalet.

Om Kunden inte accepterar justeringen har Kunden rätt att säga upp Avtalet enligt ordinarie uppsägningstid. I ett sådant fall gäller det tidigare överenskomna priset under hela uppsägningstiden.

10. Parternas ansvar och åtaganden

Kundens styrelse ansvarar enligt lag för Kundens organisation och förvaltningen av Kundens angelägenheter.

Boluna biträder Kunden som extern ekonomisk förvaltare inom ramen för Avtalet, men övertar inte styrelsens lagstadgade ansvar.

Kunden ansvarar för att lämna korrekta och fullständiga uppgifter i tid, fatta de beslut som krävs enligt lag, stadgar, bolagsordning och interna rutiner, säkerställa tillräcklig likviditet på Kundens konton, ge Boluna nödvändiga behörigheter och sakgranska samt attestera fakturor enligt avtalad rutin.

Kunden ansvarar också för att registrera Boluna som deklarationsombud hos Skatteverket och hålla registreringen aktuell, samt för att lämna de bank- och systembehörigheter som Boluna anger. Utan dessa kan Boluna inte lämna deklarationer eller utföra betalningar för Kunden. Förseningar eller fel som beror på att underlag, registrering eller behörighet saknas utgör inte en brist i Bolunas leverans.

Boluna ansvarar för att utföra uppdraget fackmässigt och med omsorg utifrån Avtalet, Kundens underlag, Kundens instruktioner och de behörigheter som Kunden lämnar.

11. Leveransstandard

Bolunas leveransstandard beskriver hur Boluna normalt utför ekonomisk förvaltning, vilka underlag som normalt krävs och vilka förväntningar som finns på Kunden.

Den vid var tid gällande versionen av leveransstandarden, publicerad på boluna.se/leveransstandard, tillämpas på uppdraget. Tidigare versioner med datum finns i versionshistoriken.

Boluna får löpande uppdatera leveransstandarden för att utveckla arbetssätt, system och rutiner.

En uppdatering av leveransstandarden får inte väsentligt minska de tjänster som uttryckligen ingår enligt kundavtalet eller tjänste- och prisbilagan utan Kundens godkännande.

Leveransstandarden får inte heller användas för att införa nya avgifter eller utöka uppdraget utöver vad som framgår av kundavtalet och tjänste- och prisbilagan.

Väsentliga ändringar av leveransstandarden meddelas i BRF-portalen. Mindre språkliga, redaktionella eller tekniska förtydliganden kan publiceras genom uppdaterad version och versionshistorik på boluna.se/leveransstandard.

12. Uppstart och övergång

Vid uppstart ska Kunden lämna de uppgifter, handlingar och behörigheter som Boluna efterfrågar för uppdraget.

Det kan bland annat avse ekonomi, bokföring, avtal, fastighet, medlemmar, lägenhetsförteckning, panter, avgifter, hyror, lån, försäkring, moms, arbetsgivare, IMD, leverantörer, konton, fullmakter och tidigare förvaltningsmaterial.

Boluna tillhandahåller normalt ett digitalt onboardingflöde som vägleder Kunden och i möjligaste mån förifyller uppgifter.

Kunden granskar, bekräftar och kompletterar uppgifterna.

Boluna får utgå från att material och uppgifter från Kunden och tidigare förvaltare är korrekta. Uppgifter som Kunden har bekräftat i onboardingflödet eller i övertagandeprotokollet ligger till grund för förvaltningen. Boluna ansvarar inte för fel som beror på felaktiga ingående balanser, register eller andra uppgifter från tidigare förvaltning, eller på antaganden som gjorts utifrån sådant material. Rättelse av sådana fel debiteras enligt tjänste- och prisbilagan.

Boluna kontrollerar inkomna uppgifter mot de register vi erhåller. Kunden intygar dock vid uppstart att förteckningen och pantnoteringarna från tidigare förvaltare är fullständiga. Fel som beror på felaktiga, ofullständiga eller uteblivna uppgifter från tidigare förvaltare ansvarar Boluna inte för.

Normal onboarding och uppstart ingår utan separat startavgift om inte annat avtalats.

Arbete som avser tid före första avtalade förvaltningsdag ingår inte i det fasta förvaltningsarvodet om inte annat särskilt avtalats. Det gäller exempelvis historiska rättelser, avstämningar, bokslut, årsredovisning, deklarationer eller komplettering av äldre material.

Om underlaget är ofullständigt, felaktigt, ostrukturerat eller kräver extra utredning, avstämning, rättelse eller komplettering från Bolunas sida kan sådant arbete debiteras enligt tjänste- och prisbilagan eller Kunden offereras separat.

Vid byte runt årsskifte bör Föreningen redan vid uppsägningen av tidigare förvaltare säkerställa vem som ansvarar för föregående års bokslut och årsredovisning.

13. Vid avtalets slut

Vid Avtalets upphörande ska Boluna inom en (1) vecka lämna ut Kundens tillgängliga material och data i Bolunas system till Kunden eller ny förvaltare.

Det omfattar normalt bokföring, SIE-filer, huvudbok, verifikationer, leverantörs- och kundfakturor, reskontror, aviseringsunderlag, rapporter, bokslutsunderlag, årsredovisningsunderlag, lägenhetsförteckning, medlemsuppgifter, pantuppgifter, dokument och annat material som skäligen behövs för fortsatt förvaltning, i den mån materialet finns i Bolunas system.

Material lämnas digitalt i de format Boluna normalt kan exportera.

Boluna ansvarar inte för att bearbeta, konvertera, komplettera eller återskapa material som inte finns i Bolunas system om detta inte särskilt avtalats.

Obetalda förfallna fakturor påverkar inte Kundens rätt att få ut sitt tillgängliga material, men betalningsskyldigheten kvarstår.

Kunden ansvarar för att räkenskapsinformation bevaras enligt lag även efter att Avtalet har upphört.

14. Digitala system, AI-stöd och BRF-portalen

För att utföra uppdraget tillhandahåller och använder Boluna digitala system, BRF-portalen, e-fakturaoperatörer, signeringstjänster, bankintegrationer, kommunikationsverktyg och andra tekniska tjänster.

Boluna får löpande utveckla, byta och anpassa sina system, arbetssätt och digitala flöden, förutsatt att detta inte väsentligt minskar den avtalade tjänsteomfattningen.

Boluna använder AI-stöd som en integrerad del av Tjänsterna, bland annat för att läsa och strukturera underlag, föreslå kontering och åtgärder, ta fram utkast till rapporter, sammanställningar och kommunikation samt upptäcka avvikelser. AI-genererat material är arbetsunderlag som Boluna kontrollerar och ansvarar för på samma sätt som för annat arbete inom uppdraget. Beslut som har rättslig eller annan betydande påverkan för Kunden eller en enskild fattas inte enbart genom automatiserad behandling.

Kommunikation från Boluna, exempelvis mejl, SMS och meddelanden i BRF-portalen, kan vara framtagen med AI-stöd. Hur personuppgifter får behandlas med AI-stöd regleras i personuppgiftsbilagan.

Boluna ansvarar för sina egna åtgärder och instruktioner inom uppdraget.

Externa systemleverantörer, banker, e-fakturaoperatörer, signeringstjänster och andra tredje parter ansvarar för sina respektive tjänster, drift, säkerhet och villkor. Boluna ansvarar inte för fel, dröjsmål eller avbrott som beror på sådana tredje parter, eller på brister i allmänna kommunikationsnät.

Kunden ansvarar för att utse användare, meddela ändringar, skydda sina inloggningsuppgifter och informera Boluna vid misstanke om felaktig åtkomst eller obehörig användning.

15. Personuppgifter, underbiträden och dataskydd

Kunden är personuppgiftsansvarig och Boluna är personuppgiftsbiträde för den behandling av personuppgifter som sker för Kundens räkning inom ramen för uppdraget.

Behandlingen regleras i personuppgiftsbilagan som ingår i Avtalet.

Kunden lämnar genom personuppgiftsbilagan dokumenterade instruktioner till Boluna om hur personuppgifter får behandlas.

Boluna får anlita underbiträden enligt personuppgiftsbilagan. En aktuell förteckning över underbiträden, system och säkerhetsrelaterad information finns i BRF-portalen.

Boluna får uppdatera underbiträdesförteckningen löpande för att spegla vilka system, underbiträden, säkerhetsåtgärder och tekniska lösningar som används i uppdraget.

Om Boluna avser att lägga till eller ersätta ett underbiträde som behandlar personuppgifter för Kundens räkning ska Boluna informera Kunden senast trettio (30) dagar innan ändringen börjar gälla, normalt genom meddelande i BRF-portalen. Kunden har rätt att inom trettio (30) dagar från meddelandet invända mot ändringen av befogade dataskyddsrättsliga skäl. Vid en sådan invändning hanteras frågan vidare enligt personuppgiftsbilagan.

Mindre redaktionella ändringar, förtydliganden eller uppdateringar av förteckningen kan publiceras utan särskilt meddelande, förutsatt att ändringen inte innebär att ett nytt underbiträde anlitas eller att personuppgiftsbehandlingen väsentligt förändras.

Boluna behandlar personuppgifter enligt Avtalet, personuppgiftsbilagan, gällande dataskyddsregler och de instruktioner som Kunden lämnar.

16. Sekretess

Parterna förbinder sig att inte röja konfidentiell information som erhålls inom ramen för Avtalet.

Sekretessen gäller inte information som är allmänt känd, som part redan kände till utan sekretessförbindelse, som part fått från tredje man utan sekretessförbindelse eller som part är skyldig att lämna ut enligt lag, myndighetsbeslut eller domstolsbeslut. Sekretessen hindrar inte heller Boluna från att dela information med sina underleverantörer eller rådgivare, förutsatt att dessa är bundna av motsvarande sekretess.

Sekretessen gäller även efter att Avtalet har upphört.

17. Ansvarsförsäkring och ansvar

Boluna har ansvarsförsäkring för verksamheten hos etablerad försäkringsgivare och åtar sig att vidmakthålla relevant ansvarsförsäkring under avtalstiden. Försäkringsbevis lämnas till Kunden på begäran.

Boluna ansvarar inte för indirekt skada, följdskada, utebliven nytta, utebliven besparing, produktionsbortfall, förlorad möjlighet eller liknande skada.

Bolunas sammanlagda ansvar för skada enligt detta Avtal är begränsat till ett belopp motsvarande det avtalade fasta årsarvodet för det aktuella kalenderåret. Begränsningen gäller inte vid uppsåt eller grov vårdslöshet.

Boluna ansvarar inte heller för skada som beror på felaktiga eller ofullständiga uppgifter från Kunden, bristande underlag, bristande behörigheter, bristande likviditet, sena beslut, utebliven attest, felaktiga instruktioner, fel hos tidigare förvaltare, felaktiga ingående balanser, register eller andra uppgifter från tidigare förvaltning eller antaganden som gjorts utifrån dem, fel hos bank, systemleverantör, myndighet eller annan tredje part, eller omständigheter utanför Bolunas kontroll.

18. Immateriella rättigheter

Boluna äger samtliga rättigheter till sina system, sin teknik, sina AI-flöden, instruktioner och verktyg, mallar, metoder, processer, varumärken, texter, design och övriga immateriella rättigheter.

Kunden får en begränsad, icke-exklusiv och icke-överlåtbar rätt att använda Bolunas tjänster och BRF-portalen under avtalstiden och endast för det syfte som följer av Avtalet.

Inget i Avtalet innebär att immateriella rättigheter överlåts till Kunden.

Kundens data och material tillhör Kunden.

19. Force majeure

Part är befriad från påföljd om fullgörandet väsentligen förhindras eller försvåras av omständighet utanför partens kontroll som parten inte skäligen kunnat förutse eller övervinna.

Sådan omständighet kan exempelvis vara krig, terrorhandling, naturkatastrof, brand, omfattande elavbrott, myndighetsåtgärd, arbetskonflikt, pandemi, omfattande extern driftstörning, fel i bank- eller betalsystem, fel i e-fakturaoperatör, fel i signeringstjänst, cyberangrepp eller annan jämförbar händelse.

Part ska utan oskäligt dröjsmål informera den andra parten om force majeure-händelsen och dess förväntade påverkan.

20. Ändringar av villkoren

Boluna utvecklas hela tiden, så våra villkor kan behöva uppdateras. När det händer ska det vara förutsägbart och tryggt för er.

Vi meddelar alltid ändringar i förväg, normalt minst trettio (30) dagar innan de börjar gälla. Meddelandet publiceras i BRF-portalen och, vid väsentliga ändringar, även till Kundens angivna huvudkontakt med en kort sammanfattning av vad som ändras samt en länk till den fullständiga versionen.

Om Kunden inte accepterar ändringen har Kunden rätt att säga upp Avtalet med den uppsägningstid som anges i kundavtalet. I ett sådant fall fortsätter de tidigare villkoren att gälla under hela uppsägningstiden.

Om Kunden inte säger upp avtalet innan ändringen börjar gälla fortsätter samarbetet på de uppdaterade villkoren.

En ändring av villkoren får inte användas för att väsentligt minska de tjänster som uttryckligen ingår enligt kundavtalet och tjänste- och prisbilagan, eller för att införa dolda avgifter.

Ändringar som krävs enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut kan börja gälla omgående.

Den senaste versionen finns alltid på boluna.se/villkor.

21. Tillämplig lag och tvister

Svensk lag ska tillämpas på Avtalet.

Tvister ska i första hand lösas genom dialog och förhandling mellan parterna.

Om parterna inte når en överenskommelse ska tvisten avgöras av allmän domstol, med Uppsala tingsrätt som första instans.

22. Kontakt

Har ni frågor om dessa villkor eller om Bolunas tjänster? Hör av er till oss.

Versionshistorik