Vår leveransstandard

Det här gör vi

• Guidar er genom ett digitalt onboardingflöde som förifyller automatiskt så mycket som möjligt.
• Kontrollerar mot Bolagsverket vem som är behörig firmatecknare för kunden, så att kundavtal, fullmakt och bankhandlingar signeras av rätt personer.
• Sätter upp BRF-portalen med styrelsevy och boendevy, fakturavägar, e-fakturaoperatör, Peppol eller motsvarande fakturaväg och nödvändiga systemkopplingar.
• Kontaktar er avgående förvaltare med stöd av fullmakten, sköter dialogen om överlämningen och hämtar in material därifrån. Förvaltaren får egen inloggning i onboardingflödet för att lämna in handlingar och bekräfta uppgifter inom sitt ansvar.
• Lägger upp och rimlighetskontrollerar ingående saldon utifrån överlämnat material.
• Förbereder bankärendet: en beställning per bank där två handläggare hos Boluna får behörighet att läsa och betala på kundens konton, med signering två i förening mellan oss. Kontona är och förblir kundens egna. Vi hanterar aldrig klientmedel.
• Lägger upp leverantörer, avtal, avgiftsuppgifter, medlemsuppgifter och lägenhetsuppgifter.
• Förbereder avisering, betalningsflöden, bokföring och rapportering inför första förvaltningsdagen.
• Upprättar ett övertagandeprotokoll på brytdagen med ingående saldon, öppna poster, vad som saknas och vem som ansvarar för vad. Behörig företrädare signerar. Osäkerheter parkeras synligt i en restlista i stället för att stoppa driftstarten.
• Tar fram en kontrollavi som godkänns av er innan den första aviseringen går ut.
• Normal onboarding och uppstart ingår utan separat startavgift.

Det här gör ni

• Signerar kundavtal och fullmakt.
• Utser kontaktpersoner och beslutsvägar.
• Lämnar komplett och korrekt underlag i tid: ekonomi, avtal, fastighet, medlemmar/hyresgäster, lån, försäkring, moms, arbetsgivare, IMD och andra uppgifter som behövs för uppdraget.
• Säger upp avtalet med er tidigare förvaltare i tid och ger oss fullmakt att hämta material därifrån. Dialogen sköter vi. Vägrar förvaltaren lämna ut material är det ert avtal med dem som avgör. Vi kan vid behov tillhandahålla standardmallar för att begära ut materialet, men företräder er inte i eventuella tvister.
• Granskar, bekräftar och kompletterar uppgifterna i onboardingflödet.
• Signerar bankens behörighetshandlingar när vi har förberett dem. Det sker inloggade i er internetbank eller på bankens blankett, och några banker kräver kontorsbesök eller vidimerad legitimation av firmatecknare. Ärendet ska signeras inom bankens frist (hos vissa banker 30 dagar), annars förfaller ärendet. Om vi behöver göra om bankprocessen på grund av försenad signering förbehåller vi oss rätten att debitera för merarbetet.
• Begär att er tidigare förvaltares bankbehörigheter återkallas per brytdagen. Vi förbereder begäran, banken kräver firmatecknarens underskrift.
• Protokollför styrelsens beslut om förvaltningsavtal, bankbehörighet med omfattning och beloppsgränser, aviseringsupplägg och kravrutin, då bankerna ofta kräver detta underlag.
• Anmäler ny styrelse/ledning och firmateckning till Bolagsverket efter varje stämma. Ett pågående ärende hos Bolagsverket kan stoppa bankärenden tills det är klart.
• Registrerar Boluna som deklarationsombud hos Skatteverket, så att vi kan lämna kundens moms-, arbetsgivar- och inkomstdeklarationer. Vi visar hur i onboardingflödet.
• Bestämmer vem som gör föregående års bokslut och årsredovisning vid byte runt ett årsskifte, antingen er avgående förvaltare eller Boluna som ett separat uppdrag.

Det här ingår inte om vi inte kommit överens om det

• Arbete som rör tid före första förvaltningsdagen, till exempel rättelser, avstämningar, bokslut, årsredovisning eller deklaration för tidigare räkenskapsår.
• Extra utredning eller komplettering av ofullständigt, felaktigt eller ostrukturerat underlag.
• Bankens egna avgifter för anslutning, behörighetsändringar och filtjänster, samt Bolagsverkets avgifter. De tas ut av banken respektive Bolagsverket direkt av kunden.

Sådant arbete debiteras enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat.

Fel som beror på felaktiga ingående balanser, register eller andra uppgifter från tidigare förvaltning, eller på antaganden som gjorts utifrån dem, ansvarar Boluna inte för.

Det här gör vi

• Talar om vilka uppgifter och handlingar som behövs för uppdraget.
• Samlar in underlag digitalt och hämtar det mesta direkt från er tidigare förvaltare med stöd av fullmakt.
• Strukturerar materialet i våra system.
• Återkommer om något saknas, är otydligt eller behöver kompletteras.

Det här gör ni

Hur mycket ni själva behöver bidra med beror på vad er tidigare förvaltare har och lämnar över. Sitter de redan på avtal, objekt-/lägenhetsregister och liknande hämtar vi det direkt därifrån, så att ni framför allt fyller i sådant som bara finns hos er. Onboardingflödet visar vad som återstår, så ni slipper pricka av en lång lista på egen hand.

Eventuella avgifter som tidigare förvaltare kan komma att ta ut för dataexport eller utlämnande av material ansvarar ni för.

Om underlag saknas, inkommer sent eller är ofullständigt/felaktigt kan bokföring, avstämning, rapportering, avisering eller bokslut dröja.

Vi ansvarar inte för eventuella förseningsavgifter, dröjsmålsräntor, skattetillägg eller andra skador som uppstår till följd av bristfälligt eller försenat underlag. Vi ansvarar heller inte för felaktigheter som baseras på historiska fel, eller på fel i det material vi har fått tillhanda från er eller tidigare förvaltare.

Det här gör vi

• Aviserar och fakturerar avgifter och hyror för bostäder, lokaler, parkeringar, garage och förråd enligt avtalad omfattning.
• Lägger upp aviseringen enligt ert beslut. Bolunas standard är månadsvis i förskott med förfallodag sista vardagen före perioden.
• Flyttar över autogiro och e-faktura. Autogiromedgivanden är knutna till bankgironumret. Om bankgironummer byts måste nya medgivanden lämnas. Vi hjälper till med att informera berörda betalare om detta.
• Aviserar bredband, kabel-TV, IMD och andra debiteringar, förutsatt att de ingår i det löpande avtalet eller är avtalade som tilläggstjänst.
• Stämmer av inbetalningar löpande.
• Hanterar tilläggsaviseringar och extra fakturering vid behov (sådant arbete kan komma att debiteras som tilläggstjänst om det ligger utanför den ordinarie aviseringscykeln).
• Hanterar påminnelser och krav enligt en regel som Kunden har beslutat. Bolunas standardrutin som vi föreslår: en vänlig påminnelse utan avgift efter tre vardagar, påminnelse med påminnelseavgift enligt lag (1981:739), om stadgarna medger det, och dröjsmålsränta dag 9, och överlämning för inkassokrav dag 25. Dessa steg hanteras automatiskt. Ni kan ändra dagar, avgifter och steg (exempelvis kräva godkännande innan inkasso) och pausa enskilda ärenden. Kravrutinen aktiveras först efter Kundens skriftliga beslut och AI fattar inga egna beslut i dessa steg.
• Under de första två månaderna efter övertagandet pausas påminnelser med avgift tills bytet av bankgiro är verifierat, för att skydda era betalare vid bankbyten.
• Underrättar panthavare som antecknats i lägenhetsförteckningen vid betalningsdröjsmål där tillämplig lagstiftning (exempelvis bostadsrättslagen) kräver det, med kopia till er samma dag. Förbereder underlag och ärenden till er för beslut gällande uppsägning eller ansökan om betalningsföreläggande.
• Uppsägning, betalningsföreläggande och tvångsförsäljning kräver alltid protokollfört beslut av behörig företrädare för Kunden. Vi förbereder handlingarna (inklusive underrättelse till socialnämnden där lagen kräver det), men vidtar inga rättsliga åtgärder utan ert skriftliga godkännande/protokoll.

Det här gör ni

• Beslutar om avgiftsnivåer, hyror och andra debiteringar.
• Beslutar om förfallodag och aviseringsintervall, samt antar kravrutinen (Bolunas standard eller en egen variant) skriftligen innan den aktiveras.
• Lämnar underlag för IMD i rätt format och i avtalad tid om IMD ska debiteras.
• Tar beslut i frågor som kräver ert ställningstagande, till exempel eftergifter, avbetalningsplaner, uppsägningar eller särskilda betalningsuppgörelser.

Avgifter för exempelvis påminnelser, extra avisering eller pappersfaktura framgår av tjänste- och prisbilagan.

Det här gör vi

• Sätter upp digitala fakturavägar.
• Tar emot och ankomstregistrerar leverantörsfakturor.
• Kontrollerar fakturans grunduppgifter, mottagare och förfallodatum.
• Konterar fakturorna, ofta med automatiska konteringsförslag som vi stämmer av och bokför.
• Gör fakturor klara för digital attest i BRF-portalen.
• Betalar attesterade fakturor på förfallodagen från kundens eget konto, med den behörighet ni gett oss.
• Följer upp fakturastatus.
• Upplyser kunden vid avvikelser eller oklarheter.
• Verkar för att leverantörsfakturor hanteras digitalt.
• Meddelar era leverantörer den nya fakturaadressen vid uppstart. Pappersfakturor och annan post till Kunden kan komma att styras till en c/o-adress för inskanning. (Avgift för hantering och inskanning av pappersfakturor kan tillkomma enligt tjänste- och prisbilagan).

Att betalningen sker på förfallodagen förutsätter att fakturan kommit in i tid, är behörigt attesterad enligt era instruktioner senast sju dagar före förfallodagen, att det finns pengar på rätt konto och att bank- och betalsystem fungerar. Attesteras fakturan senare betalar vi så snart vi kan, men kan då inte garantera förfallodagen. Boluna ansvarar inte för eventuella påminnelseavgifter eller dröjsmålsräntor som uppstår på grund av försenad attest från kundens sida eller saknad täckning på kontot.

Betalningar vi gör inom behörigheten är giltiga mot banken. Er trygghet är attesten i BRF-portalen, beloppsgränserna i bankfullmakten och vårt avtal med er.

Det här gör ni

• Sakgranskar och attesterar fakturor senast sju dagar före förfallodagen.
• Avgör att kostnaden är riktig och att fakturan ska betalas.
• Säkerställer att det finns tillräcklig likviditet på kontot inför betalningskörningar.
• Lämnar avtal, beställningar eller andra underlag när det behövs.
• Hjälper till där en leverantör kräver att kunden själv ändrar fakturaadressen.

Det här gör vi

• Löpande, till stor del automatiserad bokföring av kundens transaktioner, med digitala underlag.
• Bokföring av leverantörsfakturor, avgifter, hyror, banktransaktioner, löner, arvoden, utlägg, skatter, lån, räntor, amorteringar och övriga ekonomiska händelser inom uppdraget.
• För reskontror för leverantörsskulder samt hyres- och kundfordringar.
• Digital hantering och arkivering av underlag under avtalstiden.

Vi utför uppdraget i enlighet med god redovisningssed och det regelverk som gäller för kunden (exempelvis K3). Det lagstadgade arkiveringsansvaret (enligt bokföringslagen) åvilar dock alltid kunden.

Det här gör ni

• Ser till att underlagen är kompletta och korrekta.
• Lämnar kvitton, beslut, avtal, förklaringar och kompletteringar när vi efterfrågar det. All inlämning ska ske digitalt.
• Informerar oss om ekonomiska händelser som påverkar bokföringen men inte framgår av bank, fakturaflöden eller våra system.

Saknas underlag, om inlämning sker i fel format eller om något är oklart kan bokföring och avstämning dröja. Kompletterande arbete, såsom manuell hantering av papperskvitton eller utredning av otydliga transaktioner, debiteras enligt tjänste- och prisbilagan eller offereras separat.

Det här gör vi

• Tillhandahåller transaktionskonto, huvudbok, resultatrapport och balansrapport i BRF-portalen.
• Tar fram ett första utkast till flerårsbudget för kommande verksamhetsår, som underlag för ert beslut.
• Tar fram ekonomiska och administrativa sammanställningar som stöd inför era beslut.
• Medverkar vid ett digitalt avstämnings-/beslutsmöte per år, om det ingår enligt ert kundavtal och tjänste- och prisbilagan.

Vill ni ha fler möten eller extra närvaro och rådgivning kan det avropas enligt tjänste- och prisbilagan.

Underlaget vi tar fram är ett stöd för er beredning och dokumentation. Besluten och ansvaret för dessa är alltid era.

Det här gör ni

• Läser rapporter och återkommer vid frågor.
• Informerar oss om planerade åtgärder, investeringar, underhåll, låneförändringar eller andra händelser som påverkar ekonomi, budget eller rapportering.
• Fattar beslut om avgifter, budget, investeringar, lån, större avtal och andra övergripande ledningsfrågor.

Boluna lämnar inte juridisk, teknisk, byggnadsteknisk eller finansiell rådgivning om vi inte uttryckligen avtalat om det skriftligen. Större investeringskalkyler, känslighetsanalyser, låneupphandling och projektbudgetar utöver den ordinarie flerårsbudgeten hanteras som tilläggstjänster eller offereras separat.

Det här gör vi

• Upprättar årsbokslut.
• Tar fram förslag till årsredovisning med förvaltningsberättelse, resultat- och balansräkning samt noter.
• Upprättar kassaflödesanalys.
• Upprättar K3-komponentredovisning.
• Inkomstdeklaration, normalt INK2, med tillhörande bilagor.
• Förbereder budgetunderlag för kommande år.
• Överlämnar material till revisor.
• Besvarar sedvanliga ekonomiska frågor från revisorn inom ramen för uppdraget. Detta gäller för räkenskapsår som infaller under Bolunas förvaltningstidsperiod.

Det här gör ni och revisorn

• Kunden (genom behöriga företrädare) ansvarar för årsredovisningen, besluten på vägen och att årsredovisningen signeras, fastställs på stämma och lämnas in i tid till berörd myndighet.
• Kunden besvarar verksamhetsfrågor och lämnar kompletteringar när det behövs.
• Revisorn granskar förvaltningen och redovisningen och lämnar revisionsberättelse.

Vid byte av förvaltare runt ett årsskifte kan sen inlämning leda till lagstadgade förseningsavgifter. Bestäm därför tidigt vem som gör föregående års bokslut och årsredovisning.

Det här ingår inte om vi inte kommit överens om det

• Bokslut, årsredovisning eller deklaration för tid före första förvaltningsdagen.
• Historiska rättelser, kompletteringar eller utredningar av äldre räkenskapsår.

Tidigare år prissätts på begäran enligt tjänste- och prisbilagan.

Det här gör vi

• Momsdeklaration enligt kundens grunduppgift, om kunden är momsregistrerad.
• Arbetsgivardeklarationer, om kunden är registrerad arbetsgivare.
• Beräkning och betalning av skatter och sociala avgifter kopplade till löner och arvoden inom uppdraget.
• Kontrolluppgifter till Skatteverket där det ingår.
• Inkomstdeklaration enligt avtalad omfattning.
• Uppgifter till SCB enligt tjänste- och prisbilagan.
• Återkommande myndighetsuppgifter inom ramen för uppdraget.

Utförandet baseras uteslutande på de grunduppgifter ni angett, exempelvis om kunden är arbetsgivare, momsregistrerad och tillämpar IMD.

Det här gör ni

• Lämnar in och ansvarar för att grunduppgifterna är korrekta.
• Informerar oss omedelbart om förändringar i momsstatus, arbetsgivarregistrering, IMD, lokaler, löner, arvoden och andra förhållanden som påverkar skatter eller myndighetsrapportering.
• Håller registreringen av Boluna som deklarationsombud hos Skatteverket aktuell. Saknas aktuellt ombudskap kan vi inte lämna deklarationerna. Förseningar eller avgifter som beror på avsaknad av ombudskap räknas inte som en brist i vår leverans, och vi ersätter inte eventuella förseningsavgifter.
• Fattar beslut när registreringar, ändringar eller särskilda myndighetsåtgärder kräver styrelsens/firmatecknarens beslut.

Det här kan tillkomma

Nyregistreringar, exempelvis moms eller arbetsgivare, och särskilda uppgifter som myndigheter begär in debiteras separat enligt tjänste- och prisbilagan.

Det här gör vi

• För medlemsförteckning.
• För lägenhetsförteckning enligt tillämplig lagstiftning (t.ex. bostadsrättslagen).
• Går vid uppstart igenom lägenhetsförteckningen och pantnoteringarna mot det material vi får från er och er tidigare förvaltare, och redovisar vad som saknas i övertagandeprotokollet.
• Registrerar nya ägare från inkomna överlåtelsehandlingar.
• Tar fram underlag inför styrelsens beslut om medlemskap, på begäran med kreditupplysning på den sökande.
• Upprättar kontrolluppgifter till säljare och Skatteverket.
• Kontrolluppgifterna förutsätter att förvärvsdatum och priser för tidigare överlåtelser finns i det material vi tar över. Saknas dessa uppgifter behöver kunden godkänna hur vi hanterar det.
• Noterar och avnoterar pantsättningar efter meddelande från panthavare.
• Bekräftar denuntiationer.
• Hanterar överlåtelse- och pantsättningsavgifter enligt tjänste- och prisbilagan.
• Lämnar ut utdrag ur lägenhetsförteckningen enligt gällande lagstiftning.
• Kommunicerar med mäklare, banker och panthavare inom ramen för uppdraget.

Det här gör ni

• Styrelsen beslutar om medlemskap där lag och stadgar kräver det.
• Löpande förser oss med aktuella stadgar, ekonomisk plan, register, protokoll och andra underlag som behövs.
• Informerar oss omedelbart om särskilda villkor eller beslut som påverkar medlemskap, upplåtelser eller överlåtelser.
• Intygar vid uppstart: Ni intygar vid uppstart att förteckningen och pantnoteringarna från er tidigare förvaltare är fullständiga, eller att inga pantsättningar finns. Förteckningen är i lagens mening alltid kundens (föreningens) ansvar. Boluna kontrollerar inkomna uppgifter mot de register vi erhåller. Boluna ansvarar dock inte för skada (varken mot kunden, bank, medlem eller tredje part) som uppstår på grund av felaktiga, ofullständiga eller uteblivna pantnoteringar eller överlåtelseuppgifter från tidigare förvaltare.

Det här gör vi

• Tillhandahåller en digital portal i ett och samma system med rollstyrda vyer. Boende ser boendevyn, där de exempelvis kan se och betala avier och boka gemensamma resurser. Behöriga företrädare och revisorer kan dessutom växla till en administratörsvy för administration, ekonomi och rapporter, allt enligt avtalad omfattning.
• Sätter upp användare och behörigheter i BRF-portalen.
• Tillhandahåller digital attestering av leverantörsfakturor.
• Tillhandahåller rapporter, dokument, ärenden, aviseringsuppgifter, register och annan information i BRF-portalen enligt avtalad omfattning.
• Använder e-fakturaoperatörer, signeringstjänster, bankintegrationer och andra system som behövs för uppdraget.
• Håller förteckningen över system och underbiträden aktuell och tillgänglig i BRF-portalen.

Det här gör ni

• Utser vilka personer som ska ha åtkomst.
• Ansvarar för att meddela oss när användare ska läggas till eller tas bort.
• Skyddar era inloggningsuppgifter och säkerställer att obehöriga inte får tillgång till systemet.
• Informerar oss omedelbart vid misstänkt obehörig åtkomst eller säkerhetsincident.

Externa systemleverantörer, banker, e-fakturaoperatörer och signeringstjänster ansvarar för sina respektive tjänster, drift, säkerhet och villkor. Utöver vad som följer av personuppgiftsbilagan bär Boluna inget skadeståndsansvar för fel, förseningar eller avbrott som uppstår hos dessa tredjepartsleverantörer.

Det här gör vi

• Hanterar bokföring och underlag digitalt i Bolunas system under avtalstiden.
• Vid avtalets slut lämnar vi ut ert tillgängliga material inom en (1) vecka från att avtalet upphör eller ni ber om det, digitalt och utan inlåsning.
• Det omfattar bland annat bokföring, SIE-filer, huvudbok, verifikationer, leverantörs- och kundfakturor, reskontror, aviseringsunderlag, rapporter, boksluts- och årsredovisningsunderlag, lägenhetsförteckning samt medlems- och pantuppgifter.
• Materialet lämnas i det format vi normalt kan exportera.
• Betalningsskyldigheten för förfallna fakturor kvarstår, men detta påverkar inte er möjlighet att få tillgång till materialet.

Det här gör ni

• Begär export och anger en behörig mottagare för materialet.
• Säkerställer att eventuell ny förvaltare kan ta emot och läsa in materialet.
• Säkerställer att räkenskapsinformation bevaras enligt lag även efter avtalets slut.
• Återkallar Bolunas bankbehörigheter hos banken när uppdraget upphör. Vi påminner om detta och lämnar vid behov underlag för det, men ansvaret för återkallelsen är ert.

Vi bearbetar, konverterar eller återskapar inte sådant material som inte finns i våra system, om vi inte skriftligen kommit överens om det.